> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://transizionedigitale.gitbook.io/ai-pa/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://transizionedigitale.gitbook.io/ai-pa/skill/skill/17.-le-skill-in-un-piccolo-ente.md).

# 17. Le SKILL in un piccolo Ente

Versione ridotta del Manuale SKILL IA per la PA - Data 26/10/2026

#### <mark style="color:cyan;">Un capitolo di 8 paragrafi per gestire le SKILL nei piccoli Enti</mark>

{% hint style="info" %} <mark style="color:cyan;">**COLLABORAZIONE -**</mark> <mark style="color:cyan;"></mark><mark style="color:cyan;">Questo capitolo è nato grazie all'idea di</mark> <mark style="color:cyan;"></mark><mark style="color:cyan;">**Marco Brezza**</mark> <mark style="color:cyan;"></mark><mark style="color:cyan;">di</mark> [<mark style="color:cyan;">**GenerativePA**</mark>](https://generativepa.circle.so/) <mark style="color:cyan;">(community per chi vuole comprendere e confrontarsi sull'utilizzo responsabile dell’AI nel lavoro della pubblica amministrazione).</mark>
{% endhint %}

### 17.1 A chi serve e come usare questo capitolo

Questo capitolo è per i comuni in cui due persone, in totale, devono occuparsi di quasi tutto: protocollo, atti, servizi al cittadino, spesso anche di informatica. Dice che cosa tenere del manuale, che cosa semplificare e come partire in 30 giorni con una sola SKILL.

Il principio è uno: si riduce la struttura, non la sicurezza. Un piccolo Ente non ha bisogno di regole più leggere, ha bisogno di meno passaggi per rispettarle.

| **Si semplifica** :eyes:                                                   | **Non si semplifica**                                                                                        |
| -------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ |
| I sette ruoli del paragrafo 5.3 diventano due persone, più appoggi esterni | Il controllo del contenuto da parte di una persona diversa da chi ha scritto                                 |
| L'archivio è una cartella condivisa e un foglio di catalogo (17.7)         | L'intervento umano sul risultato, con firma di chi lo usa (capitolo 9)                                       |
| La scheda dei metadati ha solo i campi essenziali                          | Le regole su dati personali e strumenti autorizzati (capitolo 10)                                            |
| Il banco di prova ha 5 casi, non 10 o più                                  | I casi “limite” e “dati vietati” si provano sempre                                                           |
| L'avvio dura 30 giorni e riguarda una SKILL                                | Nessuna SKILL su decisioni che toccano diritti, benefici, sanzioni, esclusioni (rosso e STOP, paragrafo 3.2) |

#### Quattro regole per cominciare

1. Una SKILL alla volta. La seconda parte solo dopo la chiusura della prima.
2. Solo rischio verde o giallo. Il rosso resta fuori dal perimetro di un piccolo Ente, salvo autorizzazione esplicita e parere del DPO.
3. Niente riuso alla cieca. Una SKILL presa da altri si legge, si adatta e si approva come se fosse nuova (17.3).
4. Chi scrive non approva. Anche in due, il controllo deve essere fatto dalla persona che non ha scritto (17.2).

I paragrafi seguenti riprendono, in forma ridotta, i capitoli 3, 5, 9, 10, 11, 13, 14 e 15 del manuale: quando serve il dettaglio, il rinvio indica dove trovarlo.

### 17.2 Due persone, tutti i ruoli

I sette ruoli del paragrafo 5.3 si distribuiscono su due persone:&#x20;

* la Persona A scrive (autore e custode del catalogo),&#x20;
* la Persona B controlla (revisore di contenuto e responsabile).&#x20;

I due ruoli esterni, privacy e informatica, si chiedono a chi li ha già (17.6).

<table data-header-hidden><thead><tr><th width="217.0909423828125"></th><th width="240.90899658203125"></th><th></th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>Ruolo (par. 5.3)</strong></td><td><strong>Chi lo svolge</strong></td><td><strong>Che cosa fa, in concreto</strong></td></tr><tr><td>Autore</td><td>Persona A</td><td>Descrive il processo, cerca una SKILL da riusare, la adatta o la scrive, prepara i casi di prova e la prova</td></tr><tr><td>Custode del catalogo</td><td>Persona A</td><td>Tiene la cartella e il foglio di catalogo, numera le versioni, segna le scadenze di revisione</td></tr><tr><td>Utenti</td><td>Persona A o un collega dell'ufficio interessato</td><td>Usano la SKILL, controllano ogni risultato e segnalano i problemi; l'utente pilota può essere uno solo</td></tr><tr><td>Revisore di contenuto</td><td>Persona B</td><td>Legge la SKILL riga per riga, verifica che sia coerente con le regole dell'ufficio, ripete le prove, controlla a campione i risultati</td></tr><tr><td>Responsabile di servizio</td><td>Persona B (o il Segretario / responsabile che firma su sua proposta)</td><td>Approva l'uso, decide se estendere, correggere o sospendere, si assume la responsabilità organizzativa</td></tr><tr><td>Referente privacy</td><td>DPO dell'ente, spesso esterno o condiviso</td><td>Dice quali dati sono ammessi; lo contatta la Persona B</td></tr><tr><td>Referente informatico / transizione digitale</td><td>Fornitore informatico, ufficio associato dell'Unione o referente dell'ente</td><td><p>Conferma che lo strumento di IA è autorizzato e che la cartella condivisa è sicura; </p><p>lo contatta la Persona A</p></td></tr></tbody></table>

#### Tre regole di buon senso

* Nessuno approva la propria SKILL. Se A è anche l'unica persona esperta del processo, B controlla comunque la forma, i dati vietati, le prove e i risultati; per il contenuto tecnico si chiede un secondo parere alla rete (17.6).
* I ruoli si scambiano da una SKILL all'altra. La seconda SKILL la scrive B e la controlla A: così nessuno resta l'unico che sa come funziona il catalogo.
* Se una delle due persone è assente, non si approva e non si modifica nulla. Si continua a usare l'ultima versione approvata. Per le assenze lunghe serve un sostituto esterno (17.6).

#### Il tempo richiesto

Ordine di grandezza per il mese di avvio (stima da adattare): 2-3 ore a settimana per la Persona A, 1-2 ore a settimana per la Persona B, più una riunione di 30 minuti a fine mese. A regime, dopo l'avvio, il carico scende a poche ore al mese per SKILL in uso.

### 17.3 Partire dal riuso, non da zero

Prima di scrivere una SKILL, cerca se un altro Ente ne ha già una approvata per lo stesso processo e adattala. È il modo più rapido per un Ente piccolo e anche il più sicuro, perché la SKILL arriva con prove già fatte. Il manuale lo prevede al paragrafo 14.8; qui lo si percorre dal lato di chi riceve.

#### Sei passi

1. Cerca. Chiedi all'Unione di Comuni, agli Enti vicini, alla comunità di pratica (17.6) e controlla le raccolte di riuso delle amministrazioni, comprese le piattaforme di riuso della PA citate nel paragrafo 14.8. Le raccolte di SKILL possono essere ancora poche: una richiesta diretta a un collega di un altro Ente spesso rende di più. Il capitolo 7 del manuale offre otto SKILL complete da cui partire (ad esempio 7.1 smistamento della posta in arrivo e 7.3 bozza di risposta URP).
2. Verifica la provenienza. Usa solo SKILL di amministrazioni o fonti riconoscibili, con la scheda compilata (17.7). Una SKILL senza autore, senza data o senza condizioni di riuso non si usa.
3. Leggila riga per riga. Una SKILL è un insieme di istruzioni eseguite dall'IA, come un piccolo programma (paragrafo 8.5): cerca richieste di dati insoliti, link o file sconosciuti, frasi che spingono l'IA a ignorare le regole.
4. Adattala. Sostituisci i riferimenti dell'Ente di origine con i tuoi (uffici, regolamento, titolario, modelli), restringi i dati ammessi, ricontrolla l'elenco dei dati vietati. Conserva una nota sull'origine: da dove viene, quando l'hai presa, che cosa hai cambiato.
5. Riprovala su casi tuoi. Bastano 5 casi anonimizzati, tra cui almeno uno “limite” e uno con dati vietati. Una SKILL che funziona a Bologna può sbagliare con il tuo titolario o il tuo regolamento.
6. Falla approvare da B come se fosse nuova. Il paragrafo 14.8 è chiaro: la SKILL va riesaminata e approvata dall'Ente che la riceve, perché policy e regolamenti sono diversi. Passa dalla checklist del paragrafo 17.5.

#### Quanto riuso, quanto lavoro

<table data-header-hidden><thead><tr><th width="274.81817626953125"></th><th width="298.54547119140625"></th><th></th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>Situazione</strong></td><td><strong>Che cosa fai</strong></td><td><strong>Lavoro</strong></td></tr><tr><td>Trovi una SKILL molto vicina al tuo processo</td><td>Adatti i riferimenti locali e riprovi</td><td>Basso</td></tr><tr><td>Trovi una SKILL su un processo simile</td><td>Prendi struttura e modello, riscrivi la procedura</td><td>Medio</td></tr><tr><td>Trovi solo il modello del capitolo 4</td><td>Scrivi con il metodo in otto passi (capitolo 5), restando su un processo piccolo</td><td>Alto</td></tr><tr><td>La SKILL trovata è di rischio rosso o decide al posto di una persona</td><td>Non la usi</td><td>–</td></tr></tbody></table>

#### Restituire alla rete

Quando la tua versione adattata funziona, mettila a disposizione degli altri. Prima di condividerla, applica i cinque punti del paragrafo 14.8: togli dati personali e riferimenti riservati, generalizza i riferimenti locali, indica Ente di origine e condizioni di riuso, ottieni l'ok del responsabile e del DPO, scrivi che chi la riceve deve riesaminarla. Restituire è anche un interesse: chi la riceve segnala errori che tu non hai visto.

### 17.4 Il piano a 30 giorni

In 30 giorni un piccolo Ente può portare in uso una SKILL, di un solo tipo di rischio, con un utente pilota e con revisione a campione da parte della seconda persona. È la versione ridotta della fase 1 e 2 del piano a 90 giorni del capitolo 15.

#### Le quattro scelte da fare al giorno 1

<table data-header-hidden><thead><tr><th width="238.6363525390625"></th><th></th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>Scelta</strong></td><td><strong>Indicazione</strong></td></tr><tr><td>Quale SKILL</td><td>Un processo che si ripete ogni settimana, con passaggi riconoscibili e un risultato chiaro (le cinque domande del paragrafo 3.1). Buoni candidati: riscrittura in linguaggio semplice di un avviso pubblico (verde); bozza di risposta a una richiesta di informazioni o smistamento della posta (gialli)</td></tr><tr><td>Quale rischio</td><td>Uno solo. Per la prima SKILL è consigliato il verde; il giallo è ammesso se i dati personali sono tolti o ridotti al minimo</td></tr><tr><td>Quale utente pilota</td><td>Una persona esperta del processo, disponibile a segnalare i problemi: la Persona A oppure un collega dell'ufficio</td></tr><tr><td>Quale controllo</td><td>La Persona B ripete le prove e controlla a campione i risultati usati dal pilota</td></tr></tbody></table>

#### Settimana per settimana

| **Quando**                       | **Persona A (scrive)**                                                                                                                                                                    | **Persona B (controlla)**                                                                                                                                                    | **Risultato**                                                  |
| -------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------- |
| Giorni 1-7 Preparare             | Descrive il processo passo per passo. Misura la situazione di partenza: tempo e errori tipici su 5 esecuzioni (paragrafo 11.2). Cerca una SKILL da riusare (17.3)                         | Sceglie con A il processo e il colore del semaforo. Verifica le condizioni minime: indicazioni dell'Ente sull'uso dell'IA, strumento autorizzato, contatto con il DPO (17.5) | Processo scelto, rischio assegnato, punto di partenza misurato |
| Giorni 8-14 Riusare o scrivere   | Adatta la SKILL trovata, oppure scrive la versione 0.1 col modello del capitolo 4. Prepara 5 casi anonimizzati con il risultato corretto, tra cui un caso “limite” e uno con dati vietati | Legge la bozza riga per riga con la checklist del 17.5 e annota le correzioni                                                                                                | SKILL 0.1, 5 casi di prova                                     |
| Giorni 15-21 Provare e approvare | Prova la SKILL sui 5 casi, annota gli errori, corregge (0.2, 0.3…). Compila la scheda (17.7)                                                                                              | Ripete le prove in autonomia. Raccoglie il parere del DPO. Se i risultati rispettano le soglie (17.5), approva la versione 1.0.0 per il periodo pilota                       | SKILL 1.0.0 approvata, scheda compilata                        |
| Giorni 22-30 Pilota e decisione  | Pubblica la SKILL nel catalogo. Il pilota la usa sui casi reali e annota tempi, correzioni, problemi                                                                                      | Controlla a campione i risultati accettati: almeno 3 a settimana, o tutti se sono meno. Al giorno 30 confronta i risultati con le soglie                                     | Decisione scritta: estendere, correggere, sospendere           |

#### Il giorno 30: la riunione di 30 minuti

A e B si siedono insieme con tre fogli: i risultati dei 5 casi di prova, le correzioni e le segnalazioni del pilota, i risultati del controllo a campione. Rispondono a quattro domande:

1. Ci sono stati errori gravi o violazioni delle regole sui dati? Se sì, la SKILL si sospende e si corregge.
2. Il tasso di accettazione raggiunge la soglia (17.5)?
3. Il tempo risparmiato è reale, rispetto al punto di partenza misurato al giorno 1-7?
4. Estendere a un secondo utente, correggere ancora, o sospendere?

Si scrive l'esito in tre righe e si fissa la data della prima revisione, dopo 12 mesi per il verde, dopo 6 per il giallo (paragrafo 12.8). Solo allora si può pensare alla seconda SKILL.

Attenzione ai numeri piccoli. Con 5 casi di prova, ogni caso vale il 20%: l'accettazione può essere 60%, 80% o 100%. Le soglie vanno lette insieme alla gravità degli errori, non da sole. Un solo errore grave basta per fermare la SKILL.

<br>

### 17.5 I controlli minimi che non si saltano

In un Ente piccolo si riducono i moduli, non i controlli. Questo paragrafo condensa la checklist di conformità del paragrafo 10.10 (17 domande) in nove verifiche essenziali, più le soglie e il livello di intervento umano. Per i casi dubbi vale il testo originale del manuale.

#### La checklist ridotta di approvazione

La compila la Persona B prima di approvare. Ogni “no” va risolto prima dell'uso.

<table data-header-hidden><thead><tr><th width="152.3636474609375"></th><th width="451.818115234375"></th><th></th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>#</strong></td><td><strong>Verifica</strong></td><td><strong>Sì / No</strong></td></tr><tr><td>1</td><td>L'attività rientra nei compiti dell'ufficio ed è stato assegnato il rischio: verde o giallo?</td><td><br></td></tr><tr><td>2</td><td>È dichiarato il livello di intervento umano (1 per il verde, 2 per il giallo)?</td><td><br></td></tr><tr><td>3</td><td>La SKILL lascia sempre la decisione a una persona e non si occupa di diritti, benefici, sanzioni, esclusioni?</td><td><br></td></tr><tr><td>4</td><td>Sono elencati i dati ammessi e i dati vietati, con i dati personali ridotti al minimo?</td><td><br></td></tr><tr><td>5</td><td>Lo strumento di IA è autorizzato dall'Ente per quella categoria di dati?</td><td><br></td></tr><tr><td>6</td><td>Se entrano dati personali, è stato sentito il DPO?</td><td><br></td></tr><tr><td>7</td><td>C'è la regola “non inventare, scrivi DA VERIFICARE” e, se la SKILL legge documenti esterni, il blocco contro le istruzioni nascoste nei documenti?</td><td><br></td></tr><tr><td>8</td><td>I test sono stati fatti con dati anonimizzati, compresi il caso “limite” e quello con dati vietati?</td><td><br></td></tr><tr><td>9</td><td>La scheda indica autore, revisore, approvatore, versione, data e prossima revisione, e l'uso viene tracciato nel fascicolo?</td><td><br></td></tr></tbody></table>

#### Il livello di intervento umano

Dipende dal colore del semaforo (paragrafo 9.3) e va scritto nella scheda.

<table data-header-hidden><thead><tr><th width="177.81817626953125"></th><th width="200.54541015625"></th><th></th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>Rischio</strong></td><td><strong>Livello</strong></td><td><strong>Che cosa fa chi usa la SKILL</strong></td></tr><tr><td>Verde</td><td>1 – controllo rapido</td><td>Rilegge il risultato prima di usarlo e corregge gli errori evidenti</td></tr><tr><td>Giallo</td><td>2 – revisione completa e firma</td><td>Verifica ogni dato, ogni riferimento, ogni frase; modifica; approva e firma con propria responsabilità</td></tr><tr><td>Rosso e STOP</td><td>3 e X</td><td>Fuori dal perimetro di un piccolo Ente (17.1)</td></tr></tbody></table>

#### Le soglie di accettazione

Al giorno 30 si confrontano i risultati con queste soglie, che adattano la tabella del paragrafo 11.6 ai casi di prova ridotti.

| **Indicatore**                                | **Verde**             | **Giallo**                             |
| --------------------------------------------- | --------------------- | -------------------------------------- |
| Errori gravi                                  | 0                     | 0                                      |
| Violazioni di regole sui dati                 | 0                     | 0                                      |
| Tasso di accettazione                         | almeno 70%            | almeno 80%                             |
| Media dei punteggi di valutazione (scala 1-5) | almeno 3,5            | almeno 4,0                             |
| Casi da superare sempre                       | tutti i casi “limite” | tutti i casi “limite” e “dati vietati” |

#### Il controllo a campione di B

Il paragrafo 11.7 prevede che un secondo revisore controlli il 10-20% dei risultati accettati. Con pochi usi, quella percentuale vale meno di un caso: per questo la regola diventa almeno 3 risultati a settimana (o tutti, se sono meno). B confronta il risultato con il caso originale e controlla che l'utente abbia davvero verificato dati e riferimenti. Se B trova un errore che l'utente non aveva visto, il controllo umano non funziona: si ferma l'uso e si riforma il pilota.

#### Se l'IA sbaglia

Si interrompe l'uso su quel caso, si corregge a mano, si annota l'anomalia nel registro (data, che cosa è successo, gravità, azione) e si avvisa l'altra persona. Se l'errore ha toccato dati personali o è uscito dall'Ente, si avvisa subito il DPO, come indicato nel paragrafo 10.9. Il paragrafo 9.8 ha i dettagli.

### 17.6 Una rete al posto della struttura

Ciò che un piccolo Ente non ha al proprio interno si cerca fuori: nell'Unione di Comuni, se l'Ente ne fa parte, negli Enti vicini con cui condividere SKILL e revisioni, nelle comunità di pratica anche informali. La rete non sostituisce le responsabilità: ogni Ente approva per sé (paragrafo 14.8) e nessun dato personale circola. Circolano SKILL, schede, casi di prova anonimizzati ed esiti dei test.

#### Che cosa manca e dove cercarlo

| **Che cosa manca**                           | **Dove cercarlo**                                                                                                                                    | **Che cosa chiedere**                                                                      |
| -------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------ |
| Referente privacy                            | DPO dell'Ente; il DPO può essere comune a più amministrazioni, quindi anche condiviso tramite l'Unione                                               | Parere sui dati ammessi e vietati della SKILL; verifica se serve una valutazione d'impatto |
| Referente informatico / transizione digitale | Ufficio associato dell'Unione, fornitore informatico dell'Ente, referente per la transizione digitale (anche in forma associata)                     | Quale strumento di IA è autorizzato; accesso sicuro alla cartella condivisa                |
| Revisore esperto del processo                | Collega di un Ente vicino che segue lo stesso procedimento; Segretario comunale; ufficio associato                                                   | Un secondo parere sul contenuto, quando A è l'unica persona che conosce il processo        |
| SKILL già pronte                             | Unione, Enti vicini, comunità di pratica, raccolte di riuso (17.3)                                                                                   | Una SKILL approvata sul tuo processo, con scheda ed esiti dei test                         |
| Casi di prova                                | Enti vicini, comunità di pratica                                                                                                                     | Casi anonimizzati con il risultato corretto, da scambiare                                  |
| Formazione di base                           | Unione, associazioni degli Enti locali e loro strutture regionali, percorsi formativi per i dipendenti pubblici (da verificare l'offerta aggiornata) | Un incontro di formazione su limiti, privacy, intervento umano, SKILL                      |
| Sostituto in caso di assenza                 | Un Ente vicino con una SKILL analoga                                                                                                                 | Un collega che sappia aprire il catalogo e rilanciare le prove                             |

#### Se l'Ente fa parte di un'Unione di Comuni

L'Unione è la soluzione più naturale perché ha già uffici, sistemi e referenti condivisi. Proponi alla Giunta dell'Unione o al Segretario tre cose concrete:

* Una cartella e un catalogo comuni, con la stessa scheda per tutti i comuni aderenti (17.7).
* Un solo DPO e un solo referente informatico per tutte le SKILL, così ogni parere vale per tutti e non va richiesto cinque volte.
* Una SKILL per comune: ogni comune sviluppa una SKILL diversa e la mette a disposizione degli altri, che la adattano. Con cinque comuni, in pochi mesi si ha un catalogo di cinque SKILL costruite con il lavoro di una.

#### Se non c'è un'Unione: gli Enti vicini

Tre Enti bastano per cominciare. Si può partire con una lettera d'intenti o con uno scambio di note tra i Segretari; se serve formalizzare, si valuta con il Segretario un accordo tra amministrazioni per attività di interesse comune (art. 15 della legge 241/1990). L'accordo deve dire almeno quattro cose:

1. Che cosa si condivide: SKILL anonimizzate, schede, casi di prova, esiti dei test, registro delle anomalie.
2. Che cosa non si condivide mai: dati personali, atti con nominativi, credenziali, indirizzi interni.
3. Chi approva: ciascun Ente approva e risponde delle SKILL che usa.
4. Come ci si aiuta: controllo incrociato del contenuto (un Ente legge la SKILL dell'altro) e sostituzione reciproca in caso di assenza.

#### La comunità di pratica, anche informale

Non serve un atto: serve un appuntamento fisso. Un gruppo di 5-10 persone di Enti diversi, un incontro online di 45 minuti al mese, un coordinatore a rotazione. Il paragrafo 15.2 la prevede come tappa finale del piano a 90 giorni; per un piccolo Ente conviene avviarla subito.

| **Momento** | **Contenuto**                                                   | **Durata** |
| ----------- | --------------------------------------------------------------- | ---------- |
| Novità      | SKILL nuove o aggiornate e che cosa è cambiato                  | 15 minuti  |
| Anomalie    | Errori trovati e come sono stati corretti, senza dati personali | 15 minuti  |
| Richieste   | “Cerco una SKILL per…”, “mi serve un revisore per…”             | 10 minuti  |
| Chiusura    | Chi fa che cosa entro il prossimo incontro                      | 5 minuti   |

Regola unica: si portano esempi anonimizzati, mai atti reali.

#### Quello che la rete non può fare

* Non approva al posto tuo: una SKILL ricevuta resta da leggere, adattare e far approvare (16.3).
* Non rende ammissibili strumenti non autorizzati dal tuo Ente.
* Non sostituisce il parere del tuo DPO sui tuoi dati.

### 17.7 Archivio e scheda in versione minima

L'archivio del paragrafo 14.2 ha otto cartelle. Per due persone ne bastano quattro, più un foglio di catalogo. Deve stare in uno spazio condiviso dell'Ente o dell'Unione, con accesso in lettura per chi usa le SKILL e in scrittura solo per A e B (paragrafo 14.6), e con copia di sicurezza.

ARCHIVIO-SKILL/\
├── 00-LEGGIMI-E-CATALOGO/   regole in una pagina, foglio di catalogo, moduli (scheda, checklist, registro)\
├── 01-IN-USO/               SKILL approvate, una cartella per SKILL\
│   └── PROT-001\_smistamento-posta/\
│       ├── SKILL.md\
│       ├── SCHEDA.md\
│       └── test/             5 casi di prova e risultati\
├── 02-BOZZE-E-REVISIONE/    SKILL in lavorazione o in attesa di approvazione\
└── 03-STORICO-E-REGISTRI/   versioni precedenti, SKILL ritirate, registro delle anomalie

#### Il catalogo: un foglio, una riga per SKILL

Colonne: codice, titolo, ufficio, stato, versione, livello di rischio, data di approvazione, data di prossima revisione, collegamento alla cartella.&#x20;

Chi cerca una SKILL apre solo questo foglio.

#### La scheda: quindici campi

Il paragrafo 13.2 elenca i metadati completi. Per cominciare bastano questi, compilati da A e controllati da B.

<table data-header-hidden><thead><tr><th width="106.54547119140625"></th><th width="211.54547119140625"></th><th></th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>#</strong></td><td><strong>Campo</strong></td><td><strong>Che cosa scrivere</strong></td></tr><tr><td>1</td><td>Codice e nome</td><td>Ad esempio PROT-001, smistamento-posta</td></tr><tr><td>2</td><td>Versione e stato</td><td>MAGGIORE.MINORE.REVISIONE (paragrafo 12.6); bozza, in revisione, in uso, da rivedere, ritirata</td></tr><tr><td>3</td><td>Ufficio proprietario</td><td>Il servizio che risponde della SKILL</td></tr><tr><td>4</td><td>Autore</td><td>Persona A, con data</td></tr><tr><td>5</td><td>Revisore</td><td>Persona B, con data</td></tr><tr><td>6</td><td>Approvatore e data</td><td>Chi ha approvato e quando</td></tr><tr><td>7</td><td>Prossima revisione</td><td>Data: 12 mesi dopo l'approvazione per il verde, 6 per il giallo (paragrafo 12.8)</td></tr><tr><td>8</td><td>Scopo</td><td>Che cosa fa, in due frasi</td></tr><tr><td>9</td><td>Rischio e livello di intervento umano</td><td>Verde / giallo e livello 1 / 2</td></tr><tr><td>10</td><td>Dati ammessi</td><td>Categorie di dati che si possono inserire</td></tr><tr><td>11</td><td>Dati vietati</td><td>Categorie che non si possono inserire</td></tr><tr><td>12</td><td>Strumento compatibile</td><td>Strumento autorizzato con cui è stata provata, versione</td></tr><tr><td>13</td><td>Parere DPO</td><td>Riferimento al parere o alla nota</td></tr><tr><td>14</td><td>Esiti dei test</td><td>Data, 5 casi, accettazione, errori trovati</td></tr><tr><td>15</td><td>Origine e riuso</td><td>Ente di origine, condizioni di riuso, data di prelievo, che cosa è stato modificato</td></tr></tbody></table>

In più, un contatto per le segnalazioni (una casella di posta condivisa va bene) e, se l'Ente intende condividere la SKILL, la dichiarazione di riuso del paragrafo 14.8.

#### Tre abitudini che bastano

* Una versione alla volta. Quando si approva una nuova versione, quella vecchia va in 03-STORICO-E-REGISTRI con la data; nessuno usa copie sparse.
* Registro delle anomalie in un foglio: data, che cosa è successo, gravità, azione, chi l'ha chiusa. Si legge alla riunione mensile.
* Scadenza visibile. Il foglio di catalogo evidenzia le SKILL con revisione scaduta; una SKILL scaduta non si usa finché B non la rivede.

### 17.8 Errori frequenti e promemoria finale

Gli errori più comuni in un Ente di due persone nascono dalla fretta e dalla fiducia: ci si fida della SKILL, ci si fida di chi l'ha scritta, ci si fida di sé. Questi sono i sei da evitare.

| **Errore**                                   | **Perché è un problema**                                         | **Rimedio**                                                                |
| -------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------- |
| A scrive e approva da sola                   | Nessuno vede gli errori di chi ha scritto                        | <p>B controlla sempre; </p><p>se B manca, non si approva (17.2)</p>        |
| Usare una SKILL trovata senza leggerla       | Può contenere istruzioni non adatte o pericolose (paragrafo 8.5) | Leggi, adatta, riprova, approva (17.3)                                     |
| Cominciare da un processo delicato           | Un errore pesa su cittadini e imprese                            | Parti dal verde; il giallo solo con dati ridotti al minimo (17.4)          |
| Aprire tre SKILL insieme                     | Due persone non riescono a controllarle                          | Una per volta, la seconda dopo il giorno 30                                |
| Controllo a campione ridotto a una formalità | Il pilota smette di verificare e nessuno se ne accorge           | B confronta con il caso originale almeno 3 risultati a settimana (17.5)    |
| Dimenticare la revisione periodica           | Le norme e i modelli cambiano, la SKILL no                       | Data di prossima revisione nella scheda; SKILL scaduta = non si usa (17.7) |

#### Dopo il giorno 30

1. Metti la SKILL a regime. Estendila a un secondo utente solo se il controllo a campione è rimasto senza errori gravi.
2. Scrivi la seconda SKILL a ruoli invertiti. B scrive, A controlla (17.2). Cerca prima il riuso, anche tra le SKILL che la rete ha costruito nel frattempo.
3. Restituisci alla rete. Condividi la prima SKILL secondo i cinque punti del paragrafo 14.8 e partecipa alla comunità di pratica (17.6).
4. Completa a poco a poco il resto del manuale. Le fasi 2 e 3 del capitolo 15, la formazione degli utenti (15.3) e la comunicazione ai colleghi (15.4) si aggiungono man mano che l'esperienza cresce.

#### Promemoria di una pagina

Da stampare e tenere accanto al catalogo.

Prima di scrivere

* ☐ Ho scelto una sola SKILL, di rischio verde o giallo
* ☐ Ho cercato una SKILL da riusare (Unione, Enti vicini, comunità di pratica)
* ☐ Ho misurato il tempo e gli errori di partenza su 5 esecuzioni
* ☐ Ho confermato lo strumento autorizzato e sentito il DPO

Prima di usare

* ☐ Ho preparato 5 casi anonimizzati, con un caso “limite” e uno con dati vietati
* ☐ B ha letto la SKILL e ripetuto le prove
* ☐ La checklist del paragrafo 17.5 non ha risposte negative
* ☐ La scheda è compilata e la SKILL è nel catalogo

Durante il pilota

* ☐ L'utente pilota rilegge ogni risultato e segnala i problemi
* ☐ B controlla almeno 3 risultati a settimana
* ☐ Ogni anomalia è nel registro

Al giorno 30

* ☐ Riunione di 30 minuti, confronto con le soglie, decisione scritta
* ☐ Data della prima revisione fissata
* ☐ Una SKILL pronta da offrire alla rete

***

{% hint style="warning" %} <mark style="color:$danger;">**ATTENZIONE**</mark> - Come tutto il manuale, questo capitolo è formativo e operativo: non costituisce parere legale e non sostituisce le policy dell'Ente, le indicazioni del DPO e le linee guida ufficiali AGID sull'AI.
{% endhint %}