> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://transizionedigitale.gitbook.io/ai-pa/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://transizionedigitale.gitbook.io/ai-pa/skill/skill/5.-il-metodo-in-otto-passi-per-costruire-una-skill.md).

# 5. Il metodo in otto passi per costruire una SKILL

Costruire una SKILL non significa sedersi e scrivere dall'inizio alla fine. Funziona meglio un percorso a passi, in cui si scrive, si prova, si corregge. Ecco il metodo consigliato.

### 5.1 Panoramica

<table data-header-hidden><thead><tr><th width="150.45458984375"></th><th></th><th></th><th></th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>Passo</strong></td><td><strong>Cosa si fa</strong></td><td><strong>Risultato</strong></td><td><strong>Chi</strong></td></tr><tr><td>1. Scegliere</td><td>Selezionare il processo con le cinque domande e il semaforo (capitolo 3)</td><td>Scheda di analisi compilata</td><td>Autore + responsabile di servizio</td></tr><tr><td>2. Mappare</td><td>Descrivere il processo reale, passaggio per passaggio</td><td>Elenco dei passaggi</td><td>Autore + chi svolge l'attività</td></tr><tr><td>3. Preparare gli esempi</td><td>Raccogliere 5-10 casi reali anonimizzati, con il risultato corretto</td><td>Insieme di casi di prova</td><td>Autore</td></tr><tr><td>4. Scrivere</td><td>Redigere la bozza della SKILL con il modello</td><td>SKILL versione 0.1</td><td>Autore</td></tr><tr><td>5. Provare</td><td>Testare la bozza sui casi di prova e annotare gli errori</td><td>Elenco di problemi</td><td>Autore + un collega</td></tr><tr><td>6. Correggere</td><td>Modificare la SKILL in base agli errori; riprovare</td><td>SKILL versione 0.2, 0.3…</td><td>Autore</td></tr><tr><td>7. Approvare</td><td>Revisione di contenuto, privacy e sicurezza; approvazione formale</td><td>SKILL versione 1.0 approvata</td><td>Revisore, DPO, responsabile</td></tr><tr><td>8. Pubblicare e seguire</td><td>Inserire nel catalogo, formare gli utenti, raccogliere feedback</td><td>SKILL in uso e monitorata</td><td>Custode del catalogo</td></tr></tbody></table>

```mermaid
graph TD

  %% Definizione dei nodi con tag HTML per il grassetto
    P1["<b>1. Scegliere</b><br/>• <b>Azione:</b> Selezionare il processo (5 domande e semaforo)<br/>• <b>Risultato:</b> Scheda di analisi compilata<br/>• <b>Chi:</b> Autore + responsabile di servizio"]

    P2["<b>2. Mappare</b><br/>• <b>Azione:</b> Descrivere il processo reale passaggio per passaggio<br/>• <b>Risultato:</b> Elenco dei passaggi<br/>• <b>Chi:</b> Autore + chi svolge l'attività"]

    P3["<b>3. Preparare gli esempi</b><br/>• <b>Azione:</b> Raccogliere 5-10 casi reali anonimizzati con esito corretto<br/>• <b>Risultato:</b> Insieme di casi di prova<br/>• <b>Chi:</b> Autore"]

    P4["<b>4. Scrivere</b><br/>• <b>Azione:</b> Redigere la bozza della SKILL con il modello<br/>• <b>Risultato:</b> SKILL versione 0.1<br/>• <b>Chi:</b> Autore"]

    P5["<b>5. Provare</b><br/>• <b>Azione:</b> Testare la bozza sui casi di prova e annotare errori<br/>• <b>Risultato:</b> Elenco di problemi<br/>• <b>Chi:</b> Autore + un collega"]

    CHECK{"Errori o problemi<br/>rilevati?"}

    P6["<b>6. Correggere</b><br/>• <b>Azione:</b> Modificare la SKILL in base agli errori<br/>• <b>Risultato:</b> SKILL versione 0.2, 0.3...<br/>• <b>Chi:</b> Autore"]

    P7["<b>7. Approvare</b><br/>• <b>Azione:</b> Revisione contenuto, privacy e sicurezza; approvazione formale<br/>• <b>Risultato:</b> SKILL versione 1.0 approvata<br/>• <b>Chi:</b> Revisore, DPO, responsabile"]

    P8["<b>8. Pubblicare e seguire</b><br/>• <b>Azione:</b> Inserire nel catalogo, formare gli utenti, raccogliere feedback<br/>• <b>Risultato:</b> SKILL in uso e monitorata<br/>• <b>Chi:</b> Custode del catalogo"]

    %% Connessioni del flusso
    P1 --> P2
    P2 --> P3
    P3 --> P4
    P4 --> P5
    P5 --> CHECK

    %% Ciclo iterativo: Scrittura -> Prova -> Correzione
    CHECK -- "Sì (errori presenti)" --> P6
    P6 -- "Riprova i test" --> P5

    %% Uscita verso approvazione finale
    CHECK -- "No (test superati)" --> P7
    P7 --> P8

    %% Stili grafici
    classDef step fill:#f8fafc,stroke:#334155,stroke-width:1px,color:#0f172a;
    classDef loop fill:#eff6ff,stroke:#2563eb,stroke-width:2px,color:#1e3a8a;
    classDef decision fill:#fef3c7,stroke:#d97706,stroke-width:1px,color:#78350f;

    class P1,P2,P3,P7,P8 step;
    class P4,P5,P6 loop;
    class CHECK decision;
```

### 5.2 Passo per passo, con un esempio

Seguiamo un esempio completo: l'ufficio protocollo di un comune di medie dimensioni vuole una SKILL per proporre la classificazione e l'ufficio competente per la posta in arrivo.

#### Passo 1 – Scegliere

Il processo: \
\- si ripete ogni giorno (sì), \
\- ha passaggi riconoscibili (sì), \
\- il risultato è chiaro (sì), \
\- oggi ci sono errori di assegnazione (sì), \
\- il lavoro è meccanico (sì).&#x20;

Semaforo: <mark style="background-color:$warning;">**giallo**</mark>, perché si leggono testi che possono contenere dati personali. \
Si decide che nella SKILL l'operatore inserirà solo oggetto e un breve estratto, senza dati identificativi.

#### Passo 2 – Mappare

L'operatore descrive cosa fa oggi: \
\- legge l'oggetto, \
\- riconosce l'argomento, \
\- consulta il titolario, \
\- individua l'ufficio, \
\- valuta se è urgente, \
\- assegna.&#x20;

Si nota che la parte che richiede più tempo è consultare il titolario (lungo, con molte voci simili).

#### Passo 3 – Preparare gli esempi

Si scelgono otto comunicazioni reali già smistate, si rimuovono i dati personali e si annota la classificazione corretta. \
Servono per verificare la SKILL: senza esempi non si può sapere se funziona.

#### Passo 4 – Scrivere

Si scrive la prima versione con il modello del capitolo 4. In questo esempio la SKILL è nel capitolo 7 (caso 7.1).

#### Passo 5 – Provare

Si fornisce all'assistente ciascuna delle otto comunicazioni e si confronta la proposta con la classificazione corretta. \
Risultato: 5 proposte corrette su 8; due errate per voci simili del titolario; una incompleta perché l'oggetto era troppo breve.

#### Passo 6 – Correggere

Si aggiunge alla SKILL un elenco delle voci del titolario più usate, con una frase di esempio per ciascuna; si inserisce la regola “se l'oggetto è troppo breve, chiedi un estratto del testo”. \
Si riprova: 7 corrette su 8.

#### Passo 7 – Approvare

La responsabile del servizio rilegge; \
il DPO verifica l'elenco dei dati vietati; \
il referente informatico controlla che lo strumento di IA sia quello autorizzato dall'ente.&#x20;

La SKILL viene approvata e numerata 1.0.0.

#### Passo 8 – Pubblicare e seguire

La SKILL viene inserita nel catalogo dell'ente con la sua scheda (capitolo 13). \
Dopo un mese si guardano gli indicatori: \
\- tempo medio di smistamento, \
\- percentuale di proposte accettate senza correzioni, \
\- segnalazioni degli operatori (capitolo 11).

{% hint style="warning" icon="user-doctor-message" %} <mark style="color:cyan;">**CONSIGLIO PRATICO – Parti in piccolo**</mark>
\
Una SKILL che fa una cosa sola, bene è meglio di una SKILL che promette di fare dieci cose. Se ti accorgi che la procedura è lunga e piena di rami, dividila in due SKILL più semplici (si veda il capitolo 8).
{% endhint %}

### 5.3 Chi fa cosa: i ruoli

Anche in un ufficio piccolo è utile sapere chi svolge quale funzione. Una stessa persona può avere più ruoli, ma autore e revisore non dovrebbero coincidere.

<table data-header-hidden><thead><tr><th width="242"></th><th></th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>Ruolo</strong></td><td><strong>Compito</strong></td></tr><tr><td>Autore</td><td>Conosce il processo, scrive e prova la SKILL</td></tr><tr><td>Revisore di contenuto</td><td>Controlla che le istruzioni siano corrette e coerenti con le regole dell'ufficio (di norma un collega esperto)</td></tr><tr><td>Referente privacy (DPO o suo riferimento)</td><td>Controlla che i dati trattati siano ammessi e che le cautele siano adeguate</td></tr><tr><td>Referente informatico / transizione digitale</td><td>Controlla che lo strumento sia autorizzato e che il catalogo sia accessibile e sicuro</td></tr><tr><td>Responsabile di servizio</td><td>Approva l'uso della SKILL nel proprio ufficio e se ne assume la responsabilità organizzativa</td></tr><tr><td>Custode del catalogo</td><td>Gestisce l'archivio delle SKILL, le versioni e le scadenze di revisione</td></tr><tr><td>Utenti</td><td>Usano la SKILL, controllano i risultati e segnalano problemi</td></tr></tbody></table>